Veille stratégique: le chaînon manquant vers la décision

La veille documentaire est un élément essentiel du bon fonctionnement d’une organisation : se tenir au courant de l’actualité, fournir des recherches précises et localisées… Bref, fournir de l’eau au moulin de la consommation de l’information. Mais est-ce qu’une activité de veille est par nature stratégique ? Et peut-elle vraiment vraiment offrir les capacités à décider dans l’organisation ? Voici quelques réflexions…

Le texte original de ce billet a été publié dans la revue Netsources (n°113 – janvier 2014). Netsources est une publication bimestrielle dédiée à la recherche d’information sur internet (méthodologies de recherche, tendances dans les métiers de l’information, analyses d’outils performants, descriptions de sites à valeur ajoutée …).

Quelques constats et questions…

Lorsque Netsources m’a demandé de rédiger un article sur le sujet de mon choix, je venais juste de terminer des entretiens avec des veilleurs et dirigeants, ainsi qu’une série de « visites en entreprise » à des étudiants en apprentissage dans le domaine de la veille. De ces échanges et observations est ressorti (parmi d’autres choses) un constat récurrent : mais au fait, à quoi sert réellement notre veille ? Car si la majorité des actions de veille se veut « stratégique », comment évaluer l’impact du travail effectué, et surtout son intégration, dans le processus décisionnel de l’organisation ? Bref, la veille doit favoriser la prise de décision, et sans visibilité réelle de son impact sur lesdites décisions, difficile d’y déceler l’aspect stratégique tant mis en avant.

Dans cet article je souhaite donc m’atteler à discuter (à défaut de fournir des « solutions miracles ») deux questionnements centraux qui, je l’espère, feront écho à ceux que se posent parfois la profession : est-ce que toute activité de veille est, pour une organisation, stratégique ? Et la vraie problématique n’est-elle pas le management de l’information et l’accompagnement des décideurs, plus que la nature-même de l’activité de veille ou des informations traitées ?

A l’heure d’un accès de plus en plus aisé pour tous à l’information dans les organisations et d’une réduction drastique des budgets, de nombreux services de veille se voient dans la nécessité de démontrer leur performance, de justifier de l’efficacité de leurs démarches. En somme, montrer que, oui, leur veille est bien un apport stratégique pour l’organisation et pas seulement une énième « usine à rapports » que les collaborateurs liront « quand ils auront 5mn » (après Facebook, Twitter, leurs sites favoris et surtout leurs mails).

 

Pourquoi qualifier une activité de veille de « stratégique » ?

Depuis ses prémices dans les années 1960, avec des auteurs comme Aguilar, la veille est abordée comme une surveillance globale de l’environnement pertinent d’une organisation lui permettant par la suite de prendre une décision. L’intérêt d’une veille est d’accompagner la prise de décision, soit directement par des recommandations issues d’analyses, soit de manière plus diffuse (et alors très difficilement évaluable) par la sélection et la diffusion continue d’informations thématiques.

Plus précisément, et en nous appuyant sur la définition donnée par Lesca en 1994[1], la veille est « un processus collectif continu par lequel un groupe d’individus traquent, de façon volontariste, et utilisent des informations à caractère anticipatif concernant les changements susceptibles de se produire dans l’environnement extérieur de l’entreprise, dans le but de créer des opportunités d’affaires et de réduire des risques et l’incertitude en général, ce qui permet à l’entreprise d’agir très vite et au bon moment ».

Premier point : la veille se veut anticipative pour être stratégique, puisqu’elle doit appuyer des prises de décision qui, fatalement, auront un impact sur « l’avenir » de l’organisation.  Le travail essentiel de la veille ne consiste donc pas à agencer au mieux un grand nombre d’actualités sur un sujet, mais de réduire au maximum les informations récoltées et de leur donner du sens par des analyses visant à « réduire l’incertitude » du décideur. Ce qui amène au point deux.

Deuxième point : la veille vise à rassurer ! Je le répète souvent sur mon (ancien) blog ou ailleurs mais l’objectif premier du veilleur est de produire du sens. Et si nous nous informons c’est en général pour nous rassurer sur les orientations que nous prenons dans notre environnement, les opinions voire les croyances que nous générons à partir de ce qui nous entoure.

Le veilleur a donc une activité stratégique quand il arrive à (r)assurer le décideur, à lui fournir les éléments nécessaires pour qu’il puisse décider de la place de son organisation dans un futur proche et dans un environnement incertain car changeant. Et, contrairement à ce que l’on peut parfois lire ou déduire, un dirigeant se base généralement sur très peu d’informations pour décider. Tout du moins, la part d’affect dans la prise de décision (la « vitesse 1 » de Kahneman[2]) est souvent tout aussi prégnante que l’approche rationnelle que permet la veille. La veille doit permettre à l’organisation de s’adapter à son environnement autant que le veilleur doit s’adapter à ses commanditaires. Ce qui amène au point trois.

Troisième point : la veille n’est pas un processus figé. Comme le souligne Rouibah[3] « Le projet des systèmes de veille est de développer alors « un processus informationnel créatif» visant à assurer aux entreprises un développement stratégique en phase avec les évolutions perçues. ». Créatif à la fois de sens, de valeur, d’information, mais surtout en constante adaptation aux besoins de l’organisation autant qu’aux perceptions déjà existantes de l’environnement. L’information étant une « matière » produite par les humains, et consommée par eux, la veille relève tout autant d’actions techniques que de questions de management et de communication.

Mais un veilleur doit-il seulement se valoriser par sa maitrise technique à l’heure où de nombreuses plateformes de veille proposent des résultats « clés en main » ? Et des algorithmes suffisent-ils à générer la nécessaire confiance pour appuyer des décisions ?

Veille documentaire VS veille stratégique

La veille est, a minima, utilisée comme pratique documentaire dans les organisations. Elle vient nourrir les bases de données de l’organisation sur des thématiques spécifiques, documenter des projets en cours, ou encore par la recherche ponctuelle d’information accompagner des questionnements précis. La veille documentaire s’appuyant sur le cycle classique  du renseignement est donc nécessaire : collecter l’information (ce que font très bien de nombreux logiciels), l’analyser (tout du moins la sélectionner) et la diffuser (dans les inévitables newsletters que nous recevons tous). Mais est-ce pour autant stratégique, au sens où ces informations produites et stockées vont avoir un rôle dans l’accomplissement d’un objectif ? Il est alors question de mon point de vue de différencier l’intéressant (les informations qui me permettent de me « tenir au courant ») de l’utile (les informations qui vont appuyer mes décisions).

Le cas de l’e-réputation, que je connais bien, est assez symptomatique d’une veille généralement documentaire que l’on présente comme stratégique. Les rapports offrent une vue d’ensemble des opinions formulées à l’encontre d’une organisation ou autre, ils fournissent un décompte précis des likes et autres RTs sur le sujet, ou encore une présentation des fameux « influenceurs » à partir de critères similaires et souvent hors-contexte. Et ensuite ? Si mon organisation sait ce que l’on « dit sur elle », va-t-elle pour autant savoir comment agir, voire comment anticiper les actions nécessaires à produire ? Au vu des crises générées sur le web par des erreurs de communication,  il est fort à parier que si les organisations savent ce que « disent » leurs publics sur le web, certaines ne l’intègrent pas pour autant dans une gestion proactive de leur réputation et de leur communication numérique.

Est-ce alors la nature de l’information collectée qui peut apporter cette nécessaire aide à la décision ? Pour Lesca toujours, une information peut être qualifiée de stratégique lorsqu’elle ne concerne pas les actions courantes de l’organisation, et qu’elle aide à prendre des décisions « non répétitives, non familières, pour lesquelles on ne dispose pas de modèles déjà éprouvés par l’expérience ».

La veille documentaire est utile et nécessaire aux organisations pour documenter leur quotidien. La veille stratégique quant à elle suppose de détecter au sein de l’ensemble des informations quotidiennes collectées celles qui auront de la valeur pour orienter les actions inhabituelles de l’organisation. Et si la valeur d’une information « est déterminée par son usage et non par sa nature ainsi que par le service rendu. »[4], il parait nécessaire pour la fonction veille dans l’entreprise d’accompagner les usages autant que redéfinir ses prestations de service.

 

Des stratégies des services de veille… pour rendre la veille (plus) stratégique

Avec le développement des outils numériques, chaque salarié en situation de prendre des décisions (fussent-elle minimes) a accès à des outils de collecte et de traitement de l’information (moteurs de recherche en tête). Le service de veille doit-il alors rester le point obligé de passage pour accéder à l’information dans l’organisation ? Oui, s’il souhaite, comme l’ont fait parfois les services documentaires, voir sa fonction et son intérêt pour l’organisation se limiter à des activités purement techniques ou répétitives de traitement et au mieux de capitalisation. Non, s’il considère que son rôle est d’accompagner les usages plus que (tenter vainement) de les centraliser.

Attention, loin de moi l’idée de dire que tout le monde doit ou sait chercher ou encore traiter l’information et le document, voire de réactiver le mythe du « tous veilleurs dans l’entreprise ». Au contraire. Mais par manque de temps, de connaissance des activités de veille dans l’organisation, et par l’accès rapide et au coût cognitif faible à des outils de plus en plus puissants et pleinement intégrés aux usages quotidiens, de nombreux collaborateurs deviennent leurs propres veilleurs.

Un premier aspect pour passer de la veille documentaire à une activité plus stratégique, voire pour mesurer plus précisément l’impact de la veille dans les prises de décision, consiste à accompagner l’ordinaire informationnel des collaborateurs. Partir du principe que si chacun a accès à l’information, alors le rôle du veilleur ne se limite plus à être une source parmi d’autres, mais à devenir un référent pour faciliter l’accès à d’autres sources et donner du sens aux informations consommées chaque jour dans l’organisation.

Par exemple, lors d’un précédent travail de recherche, je me suis aperçu que les dirigeants d’une grande entreprise se référaient plus aux informations issues de leurs comptes de réseaux sociaux numériques, qu’aux newsletters fournies par le service de veille. Et que, pour des rapports se voulant plus stratégiques, les dirigeants avaient déjà une idée plus ou moins claire de leur environnement grâce à leurs propres outils de collecte et de traitement de l’information, et s’appuyaient donc peu sur les recommandations de leurs veilleurs parfois en dissonance avec celles obtenues, par exemple, sur Twitter. Le service de veille a dans ce cas décidé d’accompagner les dirigeants dans le développement de leurs comptes Twitter : en sélectionnant (à partir de multiples critères définis ensemble) les abonnements du compte, en proposant aux dirigeants de qualifier les informations les plus « retweetées » dans leurs timelines, et surtout en intégrant à leurs rapports des informations issues de cette « veille Twitter » tout en complétant par celles qui n’y apparaissaient pas. Ainsi, en accompagnant les usages et en donnant du sens à l’ordinaire informationnel des dirigeants, cette équipe a su (pour l’instant –cela fait déjà un an et demi) s’intégrer un peu plus dans les processus décisionnels de l’organisation, souvent plus affectifs que rationnels, et surtout valoriser son activité.

Mais la valorisation du service rendu par un pôle veille dans l’organisation ne peut se limiter à l’accompagnement des dirigeants (bien que très utile pour obtenir de plus larges budgets ensuite). Le management de l’information doit être plus affirmé. Par exemple, quel collaborateur n’a pas la sensation d‘être « noyé sous les mails » ? Peut-être le même qui « aurait aimé mais n’a vraiment pas le temps de lire » votre newsletter…

Le rôle du veilleur, en 2015 et même avant, n’est-il pas alors de l’accompagner dans la gestion de ses mails, de lui donner des formations à la gestion des clients mails (ce qui, par expérience, à généralement un succès fou), plutôt que d’essayer seulement d’optimiser les heures d’envoi des alertes ? De même pour les moteurs de recherche : impossible d’empêcher les collaborateurs de s’en servir (et quel intérêt ?), mais il est tout à fait faisable de les accompagner dans ces usages.

La communication, plutôt que la diffusion, est ensuite centrale. De manière anecdotique une responsable d’un service veille stratégique m’expliquait un jour que la direction à laquelle son équipe avait envoyé un rapport avait fait ensuite appel à des prestataires pour retravailler ledit rapport. Le problème ? La mise en page de celui-ci n’était pas au goût de la direction, et pas assez attractif pour être diffusé. Et la responsable du service veille de m’expliquer alors que tout cela était de l’argent perdu et que leur rapport était aux normes habituelles, donc très bien comme ça, personne ne s‘en étant jamais plaint.

De mon point de vue la question est ici moins des réticences du commanditaire que de la non-adaptation du service veille. Si communiquer consiste de manière très basique à « mettre en commun », il convient d’adapter le produit de sa veille aux attentes, et surtout aux habitudes de consommation/lecture des publics. Bref, savoir attirer et orienter un objet devenu source de convoitise dans nos sociétés numériques : l’attention.

A l’inverse, une responsable de service veille me montrait récemment comment elle avait produit une présentation attractive de ses activités à l’aide d’outil type «Prezi » (pour sortir du monotone PowerPoint[5]). Après l’avoir présenté dans plusieurs réunions d’équipes et de dirigeants, elle a organisé une « journée portes ouvertes » de son service afin d’attirer l’attention, présenter ses activités et son équipe, et s’enquérir des usages et besoins spécifiques des collaborateurs. Cela n’est qu’un exemple qui peut paraitre anecdotique, mais de mon point de vue ce type d’action participe à rapprocher la veille de la prise de décision : en faisant connaître l’activité, en la valorisant (i.e. pour apparaître comme une ressource essentielle lors de situations décisionnelles compliquées), en proposant des offres de service autant que des réponses à des demandes, mais surtout en interagissant avec les autres collaborateurs pour ne plus seulement être perçus comme des techniciens de l’information mais de réels managers.

Au final, la plupart de ces démarches se heurtent cependant à la réalité du temps disponible, et des moyens alloués. Et cela fonctionne de manière récursive : il faut apparaitre comme stratégique pour obtenir des moyens, et c’est avec plus de moyens que l’on peut valoriser l’aspect stratégique de ses actions, et ainsi de suite.

Le « chaînon manquant » vers la décision, l’aspect stratégique de la veille, se situe néanmoins dans ce qui n’est pas soluble dans la technique [réflexion qui, au passage, ne manquera pas d’énerver les plus techno-compatibles de mes connaissances ;-)]. L’algorithme d’un logiciel de veille ne peut pas donner du sens à une information dans un contexte d’incertitude. Les statistiques et les chiffres sont rassurants, mais l’accompagnement et les conseils d’experts dans leur métier aussi. Des bases de données documentaires au web, de l’e-réputation au Big Data, nos outils, techniques et méthodes évoluent. Mais pour autant, et même si nous sommes un jour dans une possible « gouvernementalité algorithmique » totale, concevoir l’information pour orienter le regard et la décision reste une problématique dont seules les relations humaines peuvent fournir des pistes de réponse.


[1] LESCA, H., « Veille stratégique pour le management stratégique : Etat de la question et axes de recherche », Economies et Sociétés, Sciences de Gestion, Vol. 20, n° 5, pp. 31-50, 1994.

[3] ROUIBAH, K., « Une méthodologie pour la gestion des signaux faibles de veille stratégique : illustrations par un prototype », Gestion 2000, pp. 101-122, 2001.

[4] MOINET, N. « De l’information utile à la connaissance stratégique : la dimension communicationnelle de l’intelligence économique », Communication & Organisation, 1/2009, n° 35, pp. 215-225, en ligne : www.cairn.info/revue-communication-et-organisation-2009-1-page-215.htm, 2009.

[5] Voir  des exemples d’alternatives ici : http://www.webdesignertrends.com/2013/10/le-top-10-des-alternatives-a-powerpoint/

 


11 réflexions au sujet de « Veille stratégique: le chaînon manquant vers la décision »

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  3. Bonjour Camille et merci pour cet article !
    L’Intimité de l’information et la Décision est un sujet captivant. Je suis naturellement tenté de définir la Veille stratégique en l’opposant à la Veille documentaire. C’est assez commode, mais allons un pas plus loin.
    La Veille documentaire sous-tend une idée du « Tout », de « L’exhaustif », et donc tire une partie de sa valeur de l’accumulation, suivie de la validation, et de la capacité d’accès-diffusion. La Veille stratégique est autant « Livrable » (comme la précédente) que « Processus » (plus que la précédente qui relève plus de la procédure). Avec la Veille stratégique, on s’entraîne à penser dès les premières informations ciblées reçues, bâtir des scénarii, réveiller l’agilité des équipes, travailler avec plus de visuel, jouer avec l’intuition, les ressentis. Elle est stratégique quand elle initie des comportements vis à vis de la non permanence des sujets étudiés et de leur recombinaison. La détection des risques et des chances.
    Elle devient stratégique quand elle est connectée au Modèle Economique de l’entité (en tant que système complexe), et participe au développement des actifs: portefeuille client, marges nettes, actifs immatériels, relationnels, notoriété…

    Sur le point du veilleur qui doit « rassurer le dirigeant », je nuancerais. La Veille stratégique a aussi pour objet de mettre sous ses yeux ce qu’il ne veut pas (ou ne peux pas) voir compte tenu de ses propres schémas mentaux, expériences…La capacité à douter est un levier pour l’analyse des signaux de veille. Là est tout le tact du veilleur pour équilibrer les perspectives…
    Alors quelle articulation des 2 types de Veille ? Une proposition: la Veille stratégique va remonter un signal à travers les 2 lignes d’un rapport de 50 pages, et va alimenter différentes perceptions. La Veille documentaire préalable (ou une recherche ciblée-resserrée postérieure) sur ce même sujet va ramener des éléments de contexte, d’appréciation pour relancer des questionnements (dont renseignement humain) ou alimenter l’aide à la décision. Au plaisir de poursuivre.

    • Merci pour le commentaire et vos réflexions.

      Oui, quand je dis « rassurer », il ne faut pas le prendre au sens de « conforter », mais de fournir des informations de nature à faciliter la prise de décision, soit des éléments permettant de donner la sensation d’une forme de rationalité (toujours toute relative) dans la prise de décision.

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  6. Bonjour Camille et merci pour cette réflexion très — comme d’habitude venant de chez toi 😉 — à rebrousse-poil de notre confort à nous autres documentalistes veilleurs.

    Je vous suis sans problème sur l’importance de coller aux besoins des dirigeants, sur leur propension à prendre des décisions sur la base de peu d’informations et/ou provenant leur propre veille.

    Egalement sur l’importance de la formation aux logiciels de messagerie (« Tiens, voici comment mettre le RSS de ton site favori dans Outlook ») et aux outils de recherche (ce qui devrait influer sur la qualité des Google Alerts).

    Et oui, il est vital, si on veut être lu et influencer, de savoir sélectionner, condenser, rédiger, communiquer et échanger avec les productifs, les commerciaux et les dirigeants.

    Tout cela, je l’ai constaté et appliqué maintes fois.

    Pour autant, je ne serai pas aussi optimiste que vous sur les possibilités de veiller *avec* les dirigeants et non pas à côté d’eux. La France est un pays latin, où l’information en tant que pouvoir est considérée comme ne se partageant pas (ou en tout petit comité). Un pays très hiérarchisé, où le dirigeant se définit notamment par sa faible (et souvent non) disponibilité. Où le dirigeant fait par nature plus confiance à son dircom, son dircab, son meilleur trader ou vendeur, ses principaux clients, son conseiller ou un des membres clés du conseil d’administration … qu’à ses veilleurs.

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